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A pandemia democratizou as dinâmicas de poder nas reuniões, mas o modelo híbrido as tornou ainda mais frequentes, preenchendo grande parte das nossas agendas.
Para torná-las realmente produtivas, é essencial repensar como as conduzimos. Compartilho aqui algumas reflexões, inspiradas no podcast Think Fast Talk Smart: The Podcast – Fix Meetings: Transform gatherings into Meaningful moments, e também em outras referências.
“No agenda, no meeting” –mas com flexibilidade
- Uma agenda é essencial, mas segui-la de forma engessada pode soar autoritário e desengajar as pessoas.
- Comece com uma pauta inicial e permita que novas prioridades surjam durante a conversa.
Perguntas certas geram engajamento
- São aquelas que todos gostariam de responder e, principalmente, que todos gostariam de ouvir as respostas.
- O diálogo flui melhor quando as perguntas são relevantes e instigantes.
Tensões podem ser produtivas
- Se o clima esquenta, significa que o tema é importante para todos.
- O desafio é canalizar essa energia de forma construtiva, sem “queimar a casa”.
Reuniões começam antes de começar
- Isso não significa criar um ciclo interminável de pré-reuniões.
- São os relacionamentos estabelecidos previamente que fazem toda a diferença.
Pré-reuniões podem ser um sintoma de disfunções organizacionais maiores
- Baixa confiança ou aversão a conflitos
- Reuniões preparatórias podem ser “zonas de segurança” para evitar discussões durante o encontro principal.
- Pouca preparação prévia
- Faltam processos que estimulem o preparo antecipado – levando a reuniões em que o básico ainda precisa ser discutido. Além disso, se acaba debatendo materiais que já deveriam ter sido revisados anteriormente.
- Comunicação assíncrona ineficiente
- Ferramentas e práticas de comunicação são subutilizadas, forçando a necessidade de discussões presenciais ou síncronas para alinhamento.
Finalizando Reuniões com Propósito
“Good actors think about how they enter the stage. Great actors obsess about how they leave.”
- Há uma diferença entre parar a reunião e terminar a reunião.
- Não finalize apenas porque estourou o tempo. Separe os últimos minutos da reunião para um debrief com os próximos passos.
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